Desaprovechar el talento de tu equipo es un desperdicio

Si alguna vez has sentido que tú o tu equipo están perdiendo tiempo dedicandose a tareas simples, repetitivas y de poco valor, tienes razón. No usar el talento y experiencia de las personas tambien es un desperdicio desde el punto de vista de la metodología de mejoramiento Lean (y desde el sentido común).

La solución es simple: eliminar, simplificar o automatizar:

1. Eliminar

Elimina cualquier actividad que no agregue valor al cliente y que tampoco sea necesaria por razones normativas.

A veces hacemos las cosas de la misma manera simplemente porque siempre se han hecho así, pero si una actividad no es necesaria, lo mejor es no hacerla.

2. Reducir o simplificar

Si una tarea es necesaria, pero puede hacerse de una manera más sencilla, debemos revisar el proceso.

Podemos eliminar pasos, reducir controles innecesarios, simplificar formularios o evitar que diferentes personas hagan revisiones que no aportan valor.

3. Automatizar

Si la tarea es necesaria, repetitiva y sigue requiriendo tiempo de nuestro equipo, probablemente sea una buena candidata para automatización.

Hoy existen herramientas que permiten automatizar muchas actividades de manera rápida y económica, utilizando soluciones No-Code / Low-Code, macros de excel, formularios web, integraciones mediante APIs o pequeñas aplicaciones y robots.

¿Qué tareas podrías automatizar?

En procesos administrativos y de atención al cliente encontramos frecuentemente actividades como:

- Radicar y direccionar solicitudes.

- Digitar información de un sistema a otro.

- Verificar que un formulario esté correctamente diligenciado.

- Pasar información de un sistema a una hoja de Excel.

- Validar reglas de negocio básicas para autorizar una solicitud.

- Controlar o revisar el resultado de un sistema.

- Consolidar y cruzar información.

- Generar reportes repetitivos.

Y muchas otras.

Cada una puede parecer pequeña. Pero cuando se realiza cientos de veces al mes, el impacto puede ser considerable.

Cuidado: automatizar no siempre es la solución

Automatizar una tarea que nunca debió hacerse, significa hacer más eficientemente algo que no agrega valor y solo agrega costo. Y eso también es desperdicio.

Por eso, antes de automatizar debemos preguntarnos:

¿Esta actividad realmente es necesaria?

Y si lo es:

¿Podemos hacerla de una manera más sencilla?

Solo después deberíamos preguntarnos:

¿Podemos automatizarla?

¿Cómo empezar?

Puedes comenzar con un ejercicio sencillo junto con tu equipo:

1. Identifica las actividades simples y repetitivas que realizan.

2. Mide cuánto tiempo y con qué frecuencia se realizan.

3. Prioriza las actividades que representan mayor esfuerzo.

4. Analiza las más importantes y determina si agregan valor al cliente, si son necesarias por alguna razón normativa o de control y cómo podrían simplificarse o automatizarse.

5. Implementa las mejoras una a una y mide el resultado.

Ingresa a la sección de recursos en www.galiboanalitica.com/recursos para descargar de forma gratuita la plantilla 'Inventario_tareas_automatizar.xlsx'.

El objetivo de todo esto es que tu equipo dedique más tiempo a las tareas que realmente necesitan de su conocimiento, experiencia y capacidad para generar valor.

Tu equipo puede hacer más

En Gálibo Analítica ayudamos a las empresas a identificar y eliminar tareas de poco valor, simplificar procesos y automatizar actividades repetitivas.

Porque mejorar una operación no siempre significa hacer más.

Muchas veces significa dejar de hacer lo que nunca debimos hacer.

¿Hay tareas repetitivas que están consumiendo el tiempo de tu equipo?

Hablemos.